Hosteando nuestra propia Game Jam - Parte 2

Pre-evento: Buscar socios y Sponsors

Hola!

Les traigo la primera parte de esta serie de artículos sobre cómo fue que organizamos lo que fue la ITBA Game Jam.

Lo primero que hicimos fue buscar socios y Sponsors.

¿Por qué necesitamos socios?  DINERO + DIFUSIÓN.

Cualquier evento de este estilo va a requerir plata, por más que no se de comida a los participantes, siempre va a haber algún gasto como algún banner o flyers para difundir el evento.

Una vez que definimos cómo iba a ser el evento a grandes rasgos y cuantos participantes íbamos a poder recibir, lo siguiente era buscar quienes estarían interesados en participar del evento.

Nuestros socios finalmente fueron Etermax y Fundav, además de tener algunos regalos de parte de Razer. Gracias a todos estos socios, el evento fue posible y fue tan grande como fue.

Si bien ellos fueron los que estuvieron finalmente, no fueron los únicos a los que recurrimos.

En la primera etapa del evento, uno de mis trabajos era encontrar empresas que quieran participar del evento. Algunas respondieron con mucho ánimo y otras ni respondieron los mails, esto es muy común por eso, creo que un primer consejo sería:

No tengas miedo en intentar

Nuestro contacto con Razer surgió porque les escribí personalmente por la página de Facebook y ellos justo últimamente están soportando este tipo de eventos, por eso, al escuchar la idea comenzaron las conversaciones por mails. No tengan miedo en enviar mails o mensajes a empresas grandes!

Sin embargo, hay que tener en cuenta que siempre va a ser mejor tener algún contacto dentro de la empresa que se busca. Siempre es mejor mandar un mail a alguien dentro de la empresa que a una casilla de correo genérica.

Entre las empresas a las envié mail, también incluí a las instituciones que tienen carreras o cursos con orientación en videojuegos más conocidas de Buenos Aires. Es una lástima que no hayan respondido los mails ya que el evento tal vez hubiera sido incluso más grande de lo que fue, esperemos que para la próxima estén más atentos a su bandeja de entrada de los mails y no tanto a enviar mails sobre sus cursos y promociones.

Aunque algunos podrían, para estos casos, decir que mientras más socios, mejor, siempre hay que tener en cuenta el alcance del evento y las cuestiones "políticas".

Con cuestiones políticas me refiero a las negociaciones con las empresas que potencialmente quieran involucrarse su nivel de participación en el evento. Un tira y afloje sobre qué logo aparece primero, en qué tamaño, quién se queda con los derechos de autor de lo producido en el evento, quién lo difunde, etc.

Este tire y afloje es muy variable. Podríamos catalogar las empresas en "Reservadas" y "Colaborativas".

Para dar ejemplo de una empresa "Reservadas", podemos hablar de empresas a las que le tengamos que pedir permiso para solamente mostrar  su logo junto al nuestro en caso de que quieran participar o  empresas que tengan su departamento de comunicaciones tercerizado, por lo cual uno no habla con la empresa en sí hasta que ya se hayan definido algunas cosas. Si bien esto pueden parecer detalles menores, estas pequeñas trabas se acumulan y dificultan la interacción con la empresa. En estas, el tire y afloje suele ser bastante más delicado.

Para dar ejemplo de empresas "Colaborativas" (Etermax y Fundav en nuestro caso), tenemos empresas que persiguen el mismo objetivo que el evento. Estas empresas facilitan la organización porque ambas partes están altamente beneficiadas con la realización del evento. Por lo tanto, estas empresas si bien pueden tener sus demandas, las compensan con las acciones que realizan. En estas, el tire y afloje es mucho más relajado.

En nuestro caso, un detalle no menor para mi fue que Etermax además de ser sponsor del evento económicamente, nos dio cajas de sus figuras de silicona de su juego "Preguntados" para que les regalemos a cada participante además de unos regalos de la empresa para que hagamos sorteos. Razer (sin ser sponsor) también utilizó este principio, nos regaló tazas para que les regalemos a cada participante. Estos son gestos que mejoran el evento para ambas partes ya que ellos promocionan sus empresas mientras nosotros podemos regalarle algo a cada participante.

Por nuestra suerte, pudimos alcanzar nuestras necesidades teniendo solamente socios colaborativos. Cuando detectamos que una empresa era la que tiraba, tratábamos de, en lo posible, no involucrarnos. De nuevo, esto fue por la suerte que tuvimos de poder arreglarnos con los socios que ya teníamos, de haber sido otra la situación, nos tendríamos que haber conformado con otras empresas (algunas reservadas) y aceptar sus demandas.

Para resumir, a menos que el equipo organizador sea auto-suficiente, es un vital conseguir socios para realizar el evento. En lo ideal, socios que tengan el mismo objetivo en mente, que compartan las mismas motivaciones. Hay que pensar que nosotros como organizadores tenemos recursos finitos para entregarles a los socios, tenemos que saber cómo distribuir estos recursos y saber manejar el tira y afloje dependiendo de estos.

Espero que les haya gustado esta primera parte.

Hasta la próxima.

-L